출장비용은 기업의 경비지출 내역의 많은 부분을 차지합니다. 최근 환율과 물가의 가파른 상승으로 기업의 좀 더 효율적인 비용 관리에 대한 관심이 높아지고 있습니다. 효과적인 출장비용 관리는 기업 전체 비용 관리에 중요하지만, 복잡한 출장규정과 비용에 대한 절감을 함께 고민하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 

이러한 기업의 고민 해결을 위해, 조직에서 출장 비용을 관리할 수 있는 3가지 핵심 방법을 소개해드립니다.

1. 출장 정책 만들기

출장 정책은 출장 프로그램이 처음부터 끝까지 어떻게 실행되어야 하는지 설명하는 문서입니다.
회사의 가치와 출장 목적을 명확하게 반영해야 합니다. 이는 직원들이 출장과 관련된 정책을 훑어보고 주어진 시점에서 필요한 정보를 찾을 수 있게 도움을 줄 것입니다. 비즈플레이에서는 회사의 규정에 맞게, 지역과 직책에 따라 숙박비를 차등 적용하는 등 출장 비용을 통제할 수 있습니다.

2. 출장 관리 회사 선택

회사 내부에 출장 전담 관리자 또는 출장에 중점을 둔 부서가 없다면, 출장 시스템을 효율적으로 관리하기 쉽지 않습니다. 그렇기에 TMC를 이용하는 기업들도 있습니다.
TMC는 Travel Management Company로 기업 출장을 위한 여행사입니다. 일반 여행사와 차이가 있는데, 기업이 호텔,항공사 등과 계약을 마치고 나면, 전반적인 예약 서비스, 기타 관련 서비스를 대행해줍니다. 이러한 출장 관련 서비스를 대행 및 관리를 해주기 대문에 비용이 다소 나가는 이유로 해외 여러 지사가 있는 글로벌 기업들이 이용하곤 합니다.

비싼 비용으로 인해 TMC를 이용하지 못한다면 어떻게 해야할까요?

3. 자동화 시스템 만들기

출장 프로세스가 수동적이고 페이퍼업무가 많다면, 효율적인 출장 비용관리는 어렵습니다. 관리자와 임직원 모두 출장 준비 및 정산 부분에 있어 간소화하고 자동화하는 것이 필요합니다.

비즈플레이를 이용하는 기업은 출장계획서부터 출장 후 경비처리까지 비즈플레이에서 모두 해결하고 있습니다.
현재 비즈플레이는 숙소, 항공, 렌터카, 기차 등 서비스와 제휴를 맺어 예약/구매 페이지를 연결하여 구매/예약한 건에 대한 상세정보를 영수증으로 제공하고 있습니다. 이를 통해 증빙 확인 및 보관 절차를 간소화하고 비용 지출의 투명성을 높이고 출장 비용을 절감할 수 있습니다. 

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